Instalar cámaras en el local, controlar los horarios con un sistema de fichaje digital, geolocalizar a repartidores o revisar el uso de herramientas de trabajo son prácticas habituales entre los autónomos con empleados. Sin embargo, hacerlo mal puede salir caro. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recuerda que la supervisión de la actividad laboral tiene límites muy claros y que sobrepasarlos puede dar lugar a sanciones económicas este 2026.
Precisamente para evitar estos errores, la AEPD acaba de actualizar su guía La protección de datos en las relaciones laborales, en la que detalla qué pueden y qué no pueden hacer los negocios cuando tratan datos personales de sus trabajadores. El documento está dirigido a empresas de todos los tamaños, pero resulta especialmente relevante para autónomos y pequeños negocios, que suelen implantar estos sistemas sin asesoramiento específico.
El organismo aclara cuestiones que generan muchas dudas en el día a día: cuándo es legal instalar cámaras, hasta dónde puede llegar la geolocalización, qué información debe darse a los trabajadores o qué riesgos existen al usar aplicaciones y herramientas digitales de control. La vigilancia empresarial es legítima, pero cualquier exceso puede acabar en una infracción de la normativa de protección de datos.
- Controlar a los trabajadores es legal, pero no todo vale
- Errores habituales con la videovigilancia que pueden costar caro al autónomo
- La geolocalización y el fichaje digital sólo se pueden usar cuando sean realmente necesarios
- Revisar correos y dispositivos de empresa también tiene límites
- Apps, ‘software’ y decisiones automatizadas: un riesgo poco conocido para los autónomos
1. Controlar a los trabajadores es legal, pero no todo vale
Muchos autónomos parten de la idea equivocada de que, por ser el empleador, pueden controlar cualquier actividad de sus empleados siempre que estén trabajando. La Agencia Española de Protección de Datos deja claro que no es así. El control empresarial está permitido, pero siempre que sea necesario, proporcional y justificado, y que respete la normativa de protección de datos.
La guía recuerda que el hecho de tener trabajadores no da carta blanca para tratar cualquier dato personal ni para implantar cualquier sistema de control. Cámaras, fichajes digitales, sistemas de geolocalización o herramientas informáticas sólo son legales si cumplen una finalidad concreta relacionada con el trabajo y si no existen alternativas menos intrusivas.
Cada vez más negocios están siendo sancionados por vulnerar la intimidad o la privacidad de sus empleados.
Según el experto consultado, este aumento de resoluciones judiciales demuestra que los tribunales “están aplicando criterios cada vez más estrictos en la protección de los derechos fundamentales de los trabajadores”.
Cuando estas fronteras se sobrepasan, el riesgo no es teórico. Un uso excesivo o mal planteado de los sistemas de vigilancia puede considerarse una infracción del RGPD y de la Ley de Protección de Datos, con infracciones sancionables que pueden afectar seriamente a la viabilidad de una pequeña empresa. Por eso, la AEPD insiste en que antes de implantar cualquier medida de control, el autónomo debe analizar si realmente es necesaria y cómo aplicarla correctamente.
2. Errores habituales con la videovigilancia que pueden costar caro al autónomo
La videovigilancia es una herramienta habitual en comercios, bares y pequeños negocios, pero la AEPD recuerda que no puede usarse como una herramienta de supervisión generalizada de los trabajadores. Las cámaras sólo están justificadas por motivos concretos, como la seguridad de personas, bienes o instalaciones, y no para observar de forma continua el comportamiento laboral.
Uno de los errores más frecuentes es instalar cámaras en zonas donde está prohibido, como vestuarios, baños o espacios de descanso. También es habitual grabar sin informar correctamente a los empleados o utilizar las imágenes para fines distintos a los declarados, como evaluar el rendimiento laboral o sancionar conductas de forma indiscriminada.
La guía insiste en que el autónomo debe limitar la captación a lo estrictamente necesario y respetar el principio de proporcionalidad. Un uso excesivo o una instalación incorrecta puede constituir una infracción de la normativa de protección de datos y dar lugar a sanciones económicas, incluso en pequeños negocios.
3. La geolocalización y el fichaje digital sólo se pueden usar cuando sean realmente necesarios
El uso de sistemas de geolocalización y de fichaje digital se ha extendido entre autónomos con repartidores, comerciales o trabajadores que desarrollan su actividad fuera del centro de trabajo. Sin embargo, la AEPD recuerda que estas herramientas no pueden utilizarse para un control permanente o indiscriminado, sino únicamente cuando sean necesarias para la organización del trabajo o el cumplimiento de obligaciones legales.
Uno de los fallos más comunes es mantener activa la geolocalización fuera del horario laboral o recopilar más datos de los necesarios. También es frecuente implantar aplicaciones de seguimiento sin informar de forma clara a los empleados sobre qué datos se recogen, con qué finalidad y durante cuánto tiempo se conservan, lo que vulnera la normativa de protección de datos.
El documento advierte de que estos sistemas deben respetar el principio de proporcionalidad y limitarse al tiempo y al ámbito estrictamente laboral. Un aplicación continuada o mal justificada de la geolocalización o del fichaje digital puede considerarse una infracción y derivar en sanciones económicas.
Tal y como señaló un abogado laboralista en el caso de usar una aplicación externa que permita geolocalizar al empleado será necesario proporcionarle un teléfono de empresa, y “esa aplicación tiene que quedar desconectada en el momento que se acaba tu jornada. La empresa no tiene que entrar en tu privacidad”.
4. Revisar correos y dispositivos de empresa también tiene límites
Muchos autónomos facilitan a sus trabajadores un correo electrónico, un móvil o un ordenador para desarrollar su actividad. Sin embargo, la AEPD recuerda que el hecho de que estos medios sean de empresa no autoriza a revisarlos sin límites. El acceso sólo es legítimo cuando existe una finalidad concreta relacionada con el trabajo y siempre respetando la privacidad del empleado.
Uno de los errores más habituales es acceder al correo electrónico o a los mensajes sin haber informado previamente de que puede producirse ese nivel de supervisión. También genera problemas utilizar esta información para fines distintos a los previstos o revisar contenidos personales cuando no existe una justificación clara, algo especialmente delicado en el caso de aplicaciones de mensajería o navegación por internet.
La AEPD recuerda que el autónomo debe establecer criterios claros de uso de los dispositivos y limitar cualquier control a lo estrictamente necesario. Acceder de forma indiscriminada a correos, mensajes o archivos puede vulnerar la normativa de protección de datos y acabar convirtiéndose en una infracción sancionable.
5.Apps, ‘software’ y decisiones automatizadas: un riesgo poco conocido para los autónomos
Cada vez más negocios utilizan aplicaciones o programas para medir la productividad, asignar tareas o evaluar el rendimiento de los trabajadores. La AEPD advierte de que estas herramientas no están exentas de riesgos, especialmente cuando las decisiones que afectan al empleo se basan únicamente en procesos automatizados o en algoritmos.
Uno de los principales errores es no informar al trabajador de que se están utilizando este tipo de sistemas o no permitir que exista una revisión humana de las decisiones. La guía recuerda que los empleados tienen derecho a conocer cómo se toman estas decisiones y a que no se les aplique una evaluación automática sin posibilidad de intervención o explicación.
El uso de software sin medida, sin transparencia o sin límites claros puede vulnerar la normativa de protección de datos. En estos casos, el problema no es la tecnología en sí, sino cómo se utiliza. Un sistema mal implantado puede acabar derivando en consecuencias económicas, también para autónomos y pequeños negocios que recurren a estas herramientas sin ser conscientes de sus obligaciones legales.
GALYMOL ASESORES DE EMPRESAS, S.L.
Enero 2026